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Booking Engine: scopri cos’è e come funziona

Il Booking Engine (BE) è un software di prenotazione estremamente utile per le strutture ricettive perché rappresenta la piattaforma principale su cui avvengono le prenotazioni dirette e, cioè, senza l’intermediazione di piattaforme di booking online, ma direttamente sul sito web dell’hotel, del B&B o di qualsiasi altra struttura ricettiva.

Grazie a questo software, i potenziali ospiti possono verificare in tempo reale la disponibilità di una camera, vederne le foto e i servizi inclusi nel prezzo, prenotarla, scegliere servizi extra e acquistare pacchetti promozionali che altrimenti non troverebbero su altre piattaforme di booking online.

I vantaggi di avvalersi di un Booking Engine

Il principale vantaggio che si ottiene dall’implementazione di un software di booking engine sul proprio sito web è quello di trasformarlo in un vero e proprio canale di vendita diretta.

Un ulteriore vantaggio è che, grazie al booking engine, un hotel, un b&b o qualsiasi altra struttura ricettiva può finalmente avere a disposizione una piattaforma proprietaria di prenotazione senza avere la preoccupazione dei costi di intermediazione imposti dalle OTA.

Avvalersi di un booking engine significa trasformare il sito web da semplice sito vetrina in un sito che consente di effettuare una vera e propria prenotazione. In questo modo, sarà possibile attuare strategie di marketing e attività promozionali con l’obiettivo di spingere i potenziali ospiti a preferire le prenotazioni dirette a quelle tramite OTA.

Basti pensare che il 90% delle persone che vede la struttura sulle OTA prima di prenotare fa un passaggio sul sito. Questa statistica rappresenta un’enorme opportunità per gli albergatori perché se il booking engine è efficiente e sul sito della struttura ci sono tariffe più vantaggiose (perché dirette), l’ospite preferirà prenotare sul sito web della struttura anziché sui portali di booking online.

Al BE, inoltre, è quasi sempre integrato un Channel Manager e, cioè, un altro software che sincronizza le disponibilità della struttura ricettiva su tutti i canali di prenotazione. Nel momento in cui una camera viene prenotata sul sito proprietario, la disponibilità viene bloccata su tutti gli altri canali di vendita, evitando situazioni spiacevoli come l’overbooking.

Il Booking Engine è utile per generare nuovi contatti che andranno ad alimentare il database di clienti con cui instaurare una relazione solida e continuativa, grazie anche all’invio di newsletter.

Tutto questo, non solo concorre ad aumentare il numero delle prenotazioni, ma migliora notevolmente anche il rapporto con gli ospiti che si sentiranno accolti e coccolati.

Infine, il BE aiuta nel cross selling e, cioè, la vendita di servizi accessori legati alla prenotazione/soggiorno: un aperitivo di benvenuto, un massaggio, una bottiglia di vino in camera. Come funziona? Dopo aver terminato la scelta della camera sul Booking Engine si apre una finestra pop-up che consente all’ospite di aggiungere altri servizi al proprio soggiorno per renderlo più piacevole.

Come scegliere il Booking Engine

È importantissimo scegliere un buon software di Booking Engine.

Ecco alcuni punti da prendere in considerazione quando si decide di implementare questa tipologia di software sul proprio sito web.

Il Booking Engine:

Deve essere responsive, cioè fruibile in modo ottimale sia da desktop che da mobile. Oltre il 60% degli utenti, ormai, prenota l’hotel dallo smartphone; quindi, è indispensabile scegliere un sistema di prenotazione che sia perfettamente ottimizzato per l’utilizzo da dispositivi mobili;
Deve essere multilingua, soprattutto se i tuoi ospiti sono in prevalenza stranieri;
Deve avere un’interfaccia semplice e facile da usare. L’utente, non deve perdere tempo a capire come si usa, ma deve essere subito in grado di poter verificare la disponibilità, conoscere il prezzo delle camere e concludere il processo di acquisto;
Deve migliorare le performance di vendita.

L’ultimo punto, in particolare, è di fondamentale importanza e merita di essere approfondito.

Come si fa a verificare se il Booking Engine è in grado di migliorare le performance di vendita di una struttura ricettiva?

Il metodo migliore è quello di monitorare il tasso di conversione calcolando il rapporto tra il numero di utenti che prenotano e il numero di visite al sito. Tuttavia, questo non è l’unico parametro da considerare.

In alcuni casi, infatti, è importante conoscere anche il tasso di abbandono, vale a dire il numero di persone che abbandona il sito senza prenotare:

Quando la maggior parte degli abbandoni avviene già in fase di ricerca della disponibilità, questo potrebbe essere legato a una difficoltà di utilizzo dello strumento o anche a un’eccessiva richiesta di dati da inserire;
Quando, invece, l’abbandono avviene soprattutto quanto l’utente si trova nella pagina delle prenotazioni, questo può essere legato alla mancanza/ scarsità di informazioni e/o di immagini che invogliano a prenotare;

Quando, infine, l’utente lascia il sistema di prenotazione dopo aver ricevuto disponibilità e prezzi, questo potrebbe essere invece un problema di tariffa. In questo caso la strategia tariffaria RECORATE può essere un ottimo piano.

Quali caratteristiche deve avere per convertire gli utenti in clienti

Un Booking Engine che converte e che, quindi, si rivela un ottimo strumento per poter aumentare le prenotazioni dirette, deve consentire all’albergatore di:

• Inserire descrizioni dettagliate delle camere, l’elenco dei servizi aggiuntivi e ulteriori info sulla posizione (ad esempio, la distanza dell’hotel dalla stazione o dall’aeroporto);

• Realizzare una galleria di immagini e video con foto e altri contenuti di qualità;

• Mettere in primo piano, accanto alla tariffa, eventuali benefit e/o le condizioni di cancellazione: utile nel caso decidessi di adottare la strategia tariffaria RECORATE, l’unica che consente di aumentare velocemente il numero di prenotazioni dirette rispetto a quelle che provengono dalle OTA;

• Mostrare quante sono le camere ancora disponibili e con che velocità vanno via con contenuti come “Affrettati, ne rimane solo 1” oppure “Questa tipologia di camere è molto richiesta: 5 prenotazioni solo oggi”;

• Fornire delle alternative. Quando un potenziale ospite cerca una stanza e non c’è disponibilità, dare un’alternativa in un’altra data, in cui magari il prezzo è addirittura inferiore, può essere un modo efficace per non perderlo e convincerlo a venire comunque in un altro periodo;

• Ridurre al minimo le difficoltà in fase di acquisto con diverse modalità di pagamento.

Infine, è utile che il sistema disponga di un meccanismo che sia in grado di “ripescare” coloro che sono venuti sul sito, ma non hanno completato la prenotazione, magari adottando una strategia di retargeting.

L’importanza di integrarlo con un Channel Manager

Mentre il BE è un software che consente ai potenziali ospiti di prenotare un soggiorno direttamente sul sito web della struttura ricettiva, il Channel Manager è un software che mette in comunicazione il sito web della struttura ricettiva con i portali di booking online.

Il Channel Manager sincronizza i prezzi, la disponibilità e le prenotazioni delle camere su tutte le piattaforme di vendita e prenotazione online, compreso il sito web proprietario.

L’enorme vantaggio di avere un Channel Manager è quello di ridurre drasticamente la mole di lavoro manuale dell’albergatore per sincronizzare tariffe e disponibilità delle camere ed evitare l’overbooking.

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